sistem informasi manajemen

A. Pengertian SIM dan Pengertian Organisasi

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya

Fakhri husein dalam bukunya Sistem Informasi manajemen, (2002:69) menjelaskan, Organisasi adalah suatu struktur formal dan stabil yang membutuhkan sunberdaya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output/keluaran. Definisi ini berfokus pada tiga elemen yaitu modal, tenaga kerja dan informasi. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi utama yang disediakan lingkungan. Organisasi mengubah input ini menjadi produk dan jasa pada fungsi suatu produk. Produk dan jasa selanjutnya dikonsumsi oleh lingkungan. Organisasi merupakan bentuk formal karena mereka mereka adalah entitas legal dan harus memenuhi ketentuan yang berlaku. Mereka memiliki aturan dan prosedur internal. Organisasi merupakan struktur sosial karena merupakan kumpulan elemen sosial, seperti halnya mesin yang memiliki struktur. Organisasi memroses dan menggunakan informasi agar menghasilkan output bagi lingkungan. Dengan definisi diatas, orang bekerja dalam organisasi mengembangkan cara-cara yang seragam untuk melakukan aktivitas, mereka memperoleh kepastian atas hubungan yang ada dan membuat persetujuan dengan atasan dan bawahan tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan dibawah kondisi apapun. Dari semua pembahasan diatas dapat dikatakan bahwa manajer tidak dapat merancang sistem baru atau memahami sisem yang ada tanpa memahami organisasi. Terdapat beberapa karakteristik struktur dalam sebuah organisasi:

1. Pembagian tugas yang jelas
2. Hirarki
3. Aturan dan prosedur yang jelas
4. Pertimbangan yang tidak terpisah-pisah
5. Kualifikasi posisi teknis
6. Efisiensi organisasi yang maksimum

B. Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manager untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat bersamaan organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh Sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru.

Interaksi antara TI dan organisasi merupakan hal yang rumit dan dipengaruhi oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur, proses bisnis, kebudayaan, lingkungan sekitar dan keputusan manajemen pada organisasi. Seorang manajer memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dilakukan sistem tersebut dan bagaimana sistem akan diterapkan.

1.1 Hubungan Dua Arah Antara Organisasi dan Teknologi Informasi

 

C.    Jenis Sistem Informasi Dalam Organisasi

Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi. Faktanya perusahaan berukuran besar dan menengah memiliki ribuan program komputer dan ratusan sistem yang berbeda. Bahkan perusahaan kecil memiliki kumpulan sistem yang berbeda.

1.  Sistem Dari Sudut Pandang Fungsional

Jika Anda berkonsentrasi pada pemasaran dan bekerja pada pemasaran., pertama-tama anda akan bekerja pada pekerjan dengan sistem informasi pemasaran. Jika anda memiliki konsentrasi pada akuntansi, anda akan bekerja dengan sistem akuntansi dan keuangan pertama-tama. Sistem fungsional adalah jenis pertama sistem yang dikembangkan oleh perusahaan bisnis.

2.  Sistem Penjualan Dan Pemasaran

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggungjawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan.

Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang memengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing.

a.    Sistem Manufaktur dan Produksi

     Fungsi manufatur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi barang dan jasa perusahaan.

b.    Sistem Keuangan dan Akuntansi

     Fungsi keuangan bertanggungjawab mengelola aset keuangan perusahaan, seperti uang tunai, saham, obligasi, dan investasi lainnya., untuk memaksimalkan pengembalian atas aset keuangan ini.

c.    Sistem Sumber Daya Manusia

     Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan.

3.  Sistem Dari Sudut Pandang Konstitue

a.     Sistem Pemrosesan Transaksi

Manajer operasional membutuhkan sistem yang menyimpan catatan aktivitas dasar dan transaksi organisasi, saperti penjualan, penerimaan, penyimpanan kas, penggajian, keputusan kredit, dan arus bahan baku di pabrik. Sebuah sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesana hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman

b. Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Pendukung Keputusan

SIM menyediakan laporan kinerja terbaru perusahan kepada manajemen tingkat menengah, informasi digunakan untuk mengawas dan mengendalikan bisnis dan memprediksikan kinerja dimasa depan. SIM umumnya memberikan jawaban atas pertanyaan rutin yang telah dikhususkan dari awal dan memiliki prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menjawabnya. Sistem pendukung keputusan menunjang perbuatan keputusan yang tidak rutin untuk manajemen tingkat menengah.

c.    Sistem pendukung Eksekutif

Sistem pendukung eksekutif membantu manajemen senior membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi. ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal seperti hukum pajak yang baru atau pesaing. ESS menyajikan grafik dan data dari banyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan oleh manajer senior.

D.    Bagaimana  Organisasi mempengaruhi Sistem Informasi

Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem.

1.      Keputusan-keputusan tentang peran sistem informasi

2.      Keputusan tentang siapa yang menyediakan pelayanan teknologi informasi

3.      Keputusan tentang mengapa membangun sistem informasi

E. Organisasi Memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen

Suatu organisasi (perusahaan) memanfaatkan SIM untuk membantu dalam hal:

1.   Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2.   Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3.   Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar.

Manfaat Sistem antara lain:

1. SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

2. Sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keptusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

3. SIM ini juga sangat membantu untuk mereleasasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya

F.   Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi-Fungsi Organisasi

Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal sistem informasi yang ada ditarik keluar menjangkau ke pelanggan. Secara eksternal sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau tingkatan-tingkatan organisasi.

1.2 Sistem Informasi di Fungsi-fungsi Organisasi

 

a.       Sistem Informasi Fungsional

Sistem Informasi Fungsional dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsi. Terdiri dari Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Produksi, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan Sistem Informasi Fungsional

b.      Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan.

c.       Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah Sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis dan serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.

d.      Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising dan promosi.

e.       Sistem Informasi Produksi

Sistem Informasi Produksi adalah sistem informasiyang mendukung perencanaan, kontrol dan penyelesaian proses manufaktur.

f.       Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi SDM adalah sistem informasiyang mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi dan penerimaan, penempatan dan penilaian peforma, dan pelatihan dan pengembangan. (..dalam Jogiyanto, 2003:219)